Hinweisgeberschutzgesetz

Whistleblowing-Prozess der HWA AG gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Mit diesem Dokument wird der Whistleblowing-Prozess der HWA AG festgelegt.

1. Vorwort

Mit ihrem Code of Conduct hat sich die HWA AG zu rechtmäßigem Verhalten, nachhaltigem Management und dem Verbot jeglicher Diskriminierung verpflichtet.

Gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz ist die HWA AG verpflichtet, ein Hinweisgebersystem zu implementieren, welches Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Führungskräften, Geschäftspartnern und Dritten ermöglicht, Vorfälle, Handlungen und Risiken gemäß Ziffer 3 und 5 dieses Whistleblowing- Prozesses zu melden.

Die HWA AG verfolgt das Ziel - auch mit Hilfe des Hinweisgebersystems - Rahmenbedingungen zu schaffen und weiterzuentwickeln, innerhalb derer die Beschäftigten konform zu Gesetzen, unserem Code of Conduct oder unseren Richtlinien handeln. Nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und anderen Personen abwenden, sowie die durch Fehlverhalten geschädigten Personen schützen. Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen hat für uns höchste Priorität. Wenn wir Fehlverhalten oder potentielle Regelverstöße erkennen, zögern wir nicht, diese direkt anzusprechen. Über unser Hinweisgebersystem können Hinweise auf Fehlverhalten und Verstöße in einem geschützten Rahmen - auch in anonymer Form - angesprochen werden. Unser Hinweisgebersystem steht sowohl uns, als auch externen Dritten zur Verfügung.

Allen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern sowie Dritten wird hiermit die Möglichkeit geschaffen, auf Verstöße hinzuweisen. Dadurch können unerwünschte Folgen begrenzt und vergleichbares Fehlverhalten in Zukunft vermieden werden.

 

2. Verantwortlichkeit

Die Verantwortung für den Whistleblowing-Prozess liegt beim Vorstand der HWA AG. Um eine absolute Vertraulichkeit und Anonymität (soweit vom Hinweisgeber gewünscht) zu garantieren, hat der Vorstand eine Kommunikationsplattform installiert.

 

3. Welche Verstöße können gemeldet werden?

Insbesondere können alle strafbaren Handlungen sowie ein sonstiger Verstoß gegen Gesetze, gegen unseren Code of Conduct oder unternehmensinterne Richtlinien gemeldet werden. Ebenfalls kann auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen menschenrechtsbezogener und umweltbezogener Pflichten hingewiesen werden.

Wir möchten Sie bitten, nur begründete und ernsthafte Hinweise einzureichen. Vorsätzliche Falschmeldungen sind untersagt.

Insbesondere Hinweise zu Verstößen im Zusammenhang mit:

  • Diskriminierung
  • Sexuelle Belästigung
  • Geldwäsche
  • Diebstahl
  • Mobbing
  • Vergeltung
  • Korruption/ Compliance Verstöße
  • Verletzung von Menschenrechten 
  • Verletzungen im Zusammenhang mit Umweltvorschriften und / oder Nichteinhaltung von produktbezogenen Umweltvorschriften
  • Unbekannt/Sonstiges

 

4. Häufig gestellte Fragen:

Wie kann eine Meldung abgegeben werden?

Um eine anonyme Meldung bei uns einzureichen, führen Sie bitte die unter Punkt 1 „Meldung einreichen“ aufgeführten Schritte aus.
https://support.personio.de/hc/de/articles/12958595118109-Personio-Whistleblowing-f%C3%BCr-meldende-Personen#h_01HA7WK3X0ZEJXBEFGEJZ5N8NF


Zum Hinweisgebersystem gelangen Sie über folgenden Link: https://hwa.personiowhistleblowing.com/report-a-case

Was ist, wenn ich einen Verdacht habe, mir aber nicht ganz sicher bin?

Häufig werden Verstöße durch Hinweise von Personen entdeckt, die sich der Fakten zunächst nicht sicher waren. Sie müssen nicht jedes kleinste Detail kennen; es ist ausreichend, wenn Sie berichten, was Sie wissen.

Was geschieht nach Abgabe einer Meldung und erhalte ich eine Antwort?

Bitte geben Sie uns 7 Werktage Zeit, um Ihre Meldung zu bearbeiten. Über das von Ihnen erstelle Konto erhalten Sie eine Rückmeldung, was mit Ihrem Hinweis passiert, oder werden Rückfragen gestellt, insofern Details noch unklar sein sollten. Während der gesamten Kommunikation bleiben Sie anonym.

Bitte speichern Sie zwingend ihr Passwort!

Sie erhalten keine E-Mails oder Benachrichtigungen über Antworten auf Ihren Vorfall oder Aktualisierungen. Daher ist es unerlässlich, dass Sie Ihr Passwort speichern. Sie können Ihren Vorfall über die Meldeseite weiterverfolgen, auf der Sie das Passwort für Ihren Vorfall eingeben müssen.

Wie werden eingehende Meldungen bearbeitet?

Alle eingehenden Hinweise werden vom Whistleblowing Manager geprüft, so dass, wenn notwendig, geeignete Maßnahmen eingeleitet werden können. Dieser Kanal garantiert die vertrauliche Behandlung aller eingehenden Hinweis und den Schutz aller Beteiligten.

Wie oft kann ich den Hinweisgebersystem kontaktieren?

Sie können das Hinweisgebersystem der HWA so oft kontaktieren, wie Sie möchten. Haben Sie weitere Informationen zu einem bereits gemeldeten Hinweis, dann können Sie diesen Vorfall bearbeiten und weitere Ergänzungen vornehmen. Unter Punkt 2 „Aktualisierung von Fällen“ erfahren Sie, wie Sie Zugriff auf eine bereits abgegebene Vorfallsmeldung durchführen:

https://support.personio.de/hc/de/articles/12958595118109-Personio-Whistleblowing-f%C3%BCr-meldende-Personen#h_01HA7WK3X0ZEJXBEFGEJZ5N8NF

 

4. Der Ablauf des Prozesses

Das Hinweisgebersystem garantiert dem Hinweisgeber Vertraulichkeit, Anonymität (soweit vom Hinweisgeber gewünscht) und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung.

Alle Hinweise, die über das Hinweisgebersystem eingehen, werden direkt an die im Unternehmen benannten Whistleblowing Manager weitergeleitet. Der Hinweisgeber erhält spätestens nach 7 Tagen eine Empfangsbestätigung. Der Whistleblowing Manager kann über das Hinweisgebersystem Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten und um weitere Informationen bitten.

Verfahren gemäß Hinweisgeberschutzgesetz

Der Whistleblowing Manager prüft, ob eine strafbare Handlung oder ein sonstiger Verstoß gegen Gesetze oder unternehmensinterne Richtlinien vorliegt.

  • Stellt der Whistleblowing Manager keinen Verstoß fest, so ist der Vorgang einzustellen und der Hinweisgeber über das Hinweisgebersystem entsprechend zu informieren.
  • Stellt der Whistleblowing Manager einen Verstoß fest, so übernimmt diese den Vorgang und wird dann die weiteren erforderlichen Schritte einleiten. Spätestens innerhalb von drei Monaten erfolgt über das Hinweisgebersystem eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person. Die Rückmeldung soll die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

 

5. Sonstiges

Das Hinweisgebersystem garantiert dem Hinweisgeber Vertraulichkeit, Anonymität (soweit vom Hinweisgeber gewünscht) und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung. Der wirksame Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung wird durch die Zuständigkeit eines Whistleblowing Managers gewährleistet. Die Dokumentation des Verfahrens ist zwei Jahre nach dessen Abschluss zu löschen.

Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal im Jahr sowie anlassbezogen überprüft.